Come dedurre le spese di trasferta nel 2025?

• tipologie di spese di trasferta;
• deducibilità spese di trasferta nel 2025:
• trattamento fiscale spese di trasferta lavoratori dipendenti;
• trattamento fiscale spese di trasferta professionisti;
• trattamento iva spese di trasferta.

Tipologie spese di trasferta

Le spese di trasferta tutti quei costi sostenuti per trasporto , vitto e alloggio.

Nel dettaglio sono costituite da:

• prestazioni alberghiere;
• somministrazione di alimenti e bevande;
• viaggi e trasporti

Deducibilità spese di trasferta nel 2025

E’ confermato che dal 2025 la non tassazione e la deducibilità delle seguenti spese di rappresentanza è subordinata al pagamento con modalità tracciate (versamento bancario/ postale/carte di debito/credito e prepagate, assegni bancari/ circolari):

• rimborso spese trasferte/missioni fuori dal territorio comunale , quali vitto, alloggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea , di lavoratori dipendenti;
• spese per prestazioni alberghiere/somministrazione di alimenti e bevande / viaggi di trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, addebitate analiticamente al cliente, nonchè rimborso analitico delle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposte a lavoratori autonomi;
• spese di vitto/ alloggio, nonchè rimborso analitico spese di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea sostenute per trasferte dei dipendenti ovvero corrisposte a lavoratori autonomi

Merita evidenziare che rientrano tra autoservizi pubblici non di linea quelli che nel contempo:

• provvedono al trasporto collettivo o individuale di persone, con funzione complementare e integrativa al trasporto pubblico;
• vengono effettuati a richiesta dei trasportati in modo non continuativo /periodico

Rientrano tra le predette fattispecie il servizio taxi e di noleggio con conducente.

Trattamento fiscale spese di trasferta lavoratori dipendenti

• Non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente le indennità dai medesimi percepite nei limiti di € 46,48 giornalieri per missioni nel territorio comunale;
• Non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente le indennità dai medesimi percepite nei limiti di € 77,47 giornalieri per missioni fuori dal territorio comunale;
• Non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente le indennità dai medesimi percepite e documentate da rimborsi analitici per missioni al di fuori del territorio comunale

Trattamento fiscale spese di trasferta professionisti

Le spese per vitto e alloggio affrontate dal libero professionista nello svolgimento di un incarico affidatogli da un’azienda vanno poste a carico dell’azienda stessa. Per farlo ci sono due opzioni:

• le spese sono pagate direttamente dall’azienda cliente;
• il professionista anticipa il pagamento delle spese, chiedendone poi il rimborso all’azienda cliente.

A seconda del tipo di approccio scelto, cambiano le regole fiscali applicabili, ma non solo. Vediamo nel dettaglio le differenze tra le due possibilità a tua disposizione entrambe regolate dall’articolo 54, comma 5, del Tuir.

• le spese sono pagate direttamente dall’azienda cliente;
• il professionista anticipa il pagamento delle spese, chiedendone poi il rimborso all’azienda cliente.

A seconda del tipo di approccio scelto, cambiano le regole fiscali applicabili, ma non solo. Vediamo nel dettaglio le differenze tra le due possibilità a tua disposizione entrambe regolate dall’articolo 54, comma 5, del Tuir.

Spese del professionista sostenute dall’azienda committente

L’art. 54, comma 5, del TUIR stabilisce che le spese relative a prestazioni alberghiere (alloggio) e a somministrazioni di alimenti e bevande (vitto) pagate direttamente dall’azienda “non costituiscono compensi in natura per il professionista e non partecipano quindi alla formazione del reddito di lavoro autonomo dello stesso”. Su queste somme quindi il professionista non paga tasse. Ecco le regole da seguire:

• le fatture vanno intestate e inviate all’azienda che paga direttamente;
• non c’è bisogno di comunicare l’importo di spesa al professionista né di inviargli la copia della fattura;
• l’azienda potrà dedurre i costi secondo le normali regole fiscali;
• il professionista non deve fare nulla, né riportare le spese in fattura, né preoccuparsi di dichiararle in alcun modo perché, come dicevamo, queste spese non costituiscono per lui un compenso in natura.

In sintesi, possiamo dire che in questo caso non siamo di fronte a un vero e proprio rimborso spese professionisti: è l’azienda infatti a farsi carico fin dall’inizio della spesa, esonerando il professionista da qualunque obbligo fiscale e burocratico.

Spese sostenute dal professionista

La seconda possibilità è che le spese di vitto e alloggio siano pagate direttamente dal professionista, che poi le addebita al cliente inserendole nella fattura per il lavoro commissionatogli. La procedura, in sintesi, sarebbe questa:

• il professionista paga di tasca propria per vitto e alloggio necessari allo svolgimento dell’incarico;
• la documentazione fiscale delle spese è intestata direttamente al professionista;
• nella fattura finale all’azienda cliente, il professionista inserisce anche le spese anticipate;
• il professionista dovrà pagare le tasse anche sulle somme ricevute come rimborso spese.

Riguardo a quest’ultimo aspetto, sempre in base a quanto stabilito dall’articolo 54, comma 5, del TUIR (come, in ultima battuta, modificato dalla legge n. 81 del 2017) occorre distinguere tra:

• Rimborso forfettario. In questo caso le spese sono deducibili nel limite del 75% e comunque per un importo non superiore al 2% dell’ammontare dei compensi percepiti nell’anno. Questo tipo di rimborso va concordato all’inizio della collaborazione con l’azienda e non richiede la presentazione, da parte del professionista, di alcun tipo di documentazione (scontrini, fatture ecc.).
• Rimborso analitico. In questo caso vengono meno i limiti imposti per il rimborso forfettario e quindi le spese sono integralmente deducibili. A differenza del forfettario, però, questo tipo di rimborso richiede la conservazione di tutta la documentazione fiscale legata alle spese di cui si chiede il rimborso.

A prescindere dal tipo di rimborso scelto, comunque, le spese entrano a far parte del compenso del professionista e quindi prevedono il calcolo della ritenuta d’acconto, sono soggette alla rivalsa previdenziale e sono imponibili Iva.

Trattamento iva spese di trasferta

Dall’1.9.2008 è applicabile il nuovo regime di detrazione integrale dell’IVA relativa alle somministrazioni di alimenti e bevande e alle prestazioni alberghiere, che risultino inerenti con l’attività d’impresa o di lavoro autonomo esercitata. Diventa ad esempio detraibile l’IVA relativa alle spese alberghiere o di ristorazione sostenute dall’imprenditore/lavoratore autonomo per le trasferte presso un cliente o un fornitore, per partecipare ad una fiera di settore o ad un convegno, per le trasferte dei dipendenti e dei collaboratori (amministratori), ecc. sempreché naturalmente si richieda la fattura anziché la ricevuta fiscale o lo scontrino.