Nell’ipotesi in cui il dipendente o il collaboratore sono chiamati a svolgere le proprie mansioni temporaneamente fuori dalla sede di lavoro abituale a fronte di esigenze di servizi di carattere transitorio e contingente, gli stessi si considerano in trasferta. È importante tenere in considerazione la gestione fiscale e previdenziale delle spese di trasferta . Se hai dipendenti, collaboratori o un amministratore contattaci per avere una consulenza gratuita.

La sede di lavoro

La sede di lavoro costituisce un parametro essenziale al corretto trattamento della trasferta, sia a i fini contrattuali sia ai fini fiscali e previdenziali: le fattispecie sono le seguenti:

• nel contratto di lavoro subordinato: l’indicazione della sede di lavoro deve risultare dalla lettera di assunzione;
• nel rapporto di collaborazione: la sede di lavoro deve risultare nel contratto stipulato dalle parti.

Tracciabilità spese delle trasferte

A decorrere dal periodo di imposta 2025, i rimborsi analitici delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea (servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente), sostenute dal lavoratore non concorrono a formare reddito purchè i pagamenti di tali spese siano effettuati con metodi tracciabili. Questo è un aspetto chiave della gestione fiscale e previdenziale trasferte.

Trattamento fiscale e previdenziale delle trasferte

Il legislatore disciplina in modo diverso le trasferte a seconda che avvengano:

• nel comune dove è ubicata la sede di lavoro;
• fuori dal comune dove è ubicata la sede di lavoro.

In relazione alle trasferte effettuate fuori dal comune, il legislatore le distingue ulteriormente in:

• trasferte in Italia;
• trasferte all’estero.

In particolare, le specifiche agevolazioni fiscali e previdenziali previste trovano applicazione nell’ipotesi in cui il dipendente o collaboratore o amministratore sia chiamato a svolgere le mansioni fuori dal comune in cui è ubicata la sede di lavoro abituale.

Sistema di rimborso fiscale analitico

In questo tipo di sistema le spese di trasferta o missioni fuori dal territorio comunale vengono trattate nel modo seguente:

• esenzione per le spese di viaggio in caso di conservazione di documentazione analitica (biglietti etc.);
• esenzione delle spese di vitto e alloggio in caso di conservazione di documentazione analitica;
• esenzione di altre spese fino a € 15,49 (in Italia), € 25,82 (estero) giornaliere anche senza conservazione di documentazione.

Sistema di rimborso fiscale forfettario

In tale ipotesi non è prevista la conservazione di documentazione alcuna. E’ prevista un’indennità forfettaria che è esclusa dall’imponibile nelle misure di seguito elencate:

• esente fino a € 46,48 giornaliere se in Italia;
• esente fino a € 77,47 giornaliere se estero;
• esenti tutte le spese di viaggio se documentate analiticamente;
• imponibili le spese di alloggio e le altre spese.

Sistema di rimborso fiscale misto

Tale sistema prevede la corresponsione, unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, anche un’indennità di trasferta con i seguenti tetti:

• esente fino a € 30,99 giornaliere in Italia;
• esente fino a € 51,65 giornaliere su estero;
• esente rimborso vitto o alloggio se documentato analiticamente.

E’ prevista anche un’ulteriore modalità di rimborso forfettario:

• esente fino a € 15,49 giornaliere in Italia;
• esente fino a € 25,82 giornaliere su estero;
• esente rimborso vitto e alloggio se documentato analiticamente. Questi sistemi offrono un’ottima gestione fiscale e previdenziale trasferte.